เช็กลิสต์ปิดบัญชีสิ้นเดือน 10 ข้อ สำหรับร้านเล็ก

ปิดบัญชีสิ้นเดือนไม่ได้มีไว้แค่ส่งภาษี แต่เป็นจังหวะที่ดีที่สุดในการจับความผิดพลาดก่อนมันจะพอกเป็นก้อนใหญ่ ใช้เวลาเดือนละครั้งไม่กี่ชั่วโมง แลกกับตัวเลขที่เชื่อถือได้ทั้งปี

ก่อนเริ่ม: เตรียม 3 อย่าง

• รายการเดินบัญชี (Statement) ของทุกบัญชีที่ใช้ในร้าน
• บันทึกรายรับ-รายจ่ายของเดือนนั้น
• ใบเสร็จ ใบกำกับ และสลิปที่เก็บไว้

เช็กลิสต์ 10 ข้อ

1. บันทึกให้ครบก่อน ไล่ดูว่ายังมีบิล สลิป หรือรายการโอนไหนที่ยังไม่ได้ลง
2. กระทบยอดธนาคาร เทียบยอดคงเหลือในบันทึกกับยอดใน Statement วันสุดท้ายของเดือน ต้องตรงกัน ถ้าไม่ตรงให้ไล่หาทีละรายการ
3. หารายการที่ไม่มีคู่ รายการที่อยู่ใน Statement แต่ไม่อยู่ในบันทึก (หรือกลับกัน) คือจุดที่ต้องอธิบายได้ทุกรายการ
4. นับเงินสดจริง นับเงินในลิ้นชักหรือตู้เซฟ เทียบกับยอดเงินสดที่ควรมี
5. ตรวจรายการซ้ำ โอนซ้ำ จ่ายบิลซ้ำ หรือบันทึกซ้ำ เกิดบ่อยกว่าที่คิด ให้เรียงตามยอดเงินแล้วดูรายการที่ยอดเท่ากันในวันใกล้กัน
6. ดูรายการผิดปกติ ยอดที่สูงหรือต่ำกว่าปกติมาก รายการนอกเวลาทำการ หรือผู้รับเงินที่ไม่คุ้นชื่อ
7. ตามลูกหนี้-เจ้าหนี้ สรุปว่าใครยังค้างจ่ายร้าน และร้านยังค้างจ่ายใคร
8. นับสต็อกปลายเดือน ใช้ยอดนี้เป็นยอดยกมาของเดือนถัดไป
9. สรุปกำไรขาดทุน รายรับรวม − รายจ่ายรวม แยกตามหมวด แล้วเทียบกับเดือนก่อน
10. เก็บเอกสาร รวมไฟล์และใบเสร็จของเดือนนั้นไว้ในโฟลเดอร์เดียว ตั้งชื่อตามปีและเดือน

เมื่อยอดไม่ตรง ไล่หาตามลำดับนี้

1. ดูว่าส่วนต่างเท่ากับรายการใดรายการหนึ่งพอดีไหม ถ้าใช่ น่าจะลืมบันทึกหรือบันทึกซ้ำ
2. ถ้าส่วนต่างหารด้วย 9 ลงตัว มีโอกาสสูงว่าพิมพ์ตัวเลขสลับหลัก เช่น 1,250 พิมพ์เป็น 1,520 (ต่างกัน 270 ซึ่งหาร 9 ลงตัว)
3. ถ้าส่วนต่างเป็นสองเท่าของรายการใด อาจบันทึกผิดฝั่ง เช่น ลงรายจ่ายเป็นรายรับ
4. เช็กรายการข้ามเดือน เช่น โอนวันสุดท้ายของเดือนแต่ธนาคารลงยอดวันถัดไป